Chuẩn bị cho một đám cưới là hành trình đầy ắp niềm vui nhưng cũng không thiếu những bỡ ngỡ, đặc biệt là khi bắt tay vào các thủ tục hành chính phức tạp. Trong đó, việc hoàn tất hồ sơ đăng ký kết hôn là bước pháp lý nền tảng, xác nhận mối quan hệ hôn nhân hợp pháp, đảm bảo quyền và nghĩa vụ của vợ chồng trước pháp luật.

Bài viết này sẽ là cẩm nang chi tiết, cung cấp mọi thông tin bạn cần về các giấy tờ pháp lý, quy trình đăng ký kết hôn tại cơ quan nhà nước. Qua đây, các cặp đôi và gia đình sẽ nắm rõ các giấy tờ cần thiết, hiểu đúng thủ tục kết hôn, từ đó tự tin chuẩn bị và hoàn thành việc trọng đại này một cách thuận lợi nhất, xây dựng nền tảng vững chắc cho gia đình tương lai.

Điều kiện đăng ký kết hôn bạn cần biết trước khi chuẩn bị hồ sơ

Trước khi đi sâu vào danh sách các giấy tờ cần chuẩn bị, việc đầu tiên và quan trọng là kiểm tra xem cả hai bạn có đáp ứng đủ điều kiện kết hôn theo pháp luật Việt Nam hay không. Việc này giúp tránh tình trạng chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng nhưng lại không đủ điều kiện đăng ký, gây mất thời gian và công sức. Các quy định này được nêu rõ trong Luật Hôn nhân và Gia đình hiện hành.

Kiểm tra điều kiện kết hôn của Pháp luật Việt Nam

Quy định về độ tuổi kết hôn theo Luật Hôn nhân và Gia đình 2014

Theo Điều 8 Luật Hôn nhân và Gia đình 2014, độ tuổi nam được phép kết hôn là từ đủ 20 tuổi trở lên, và độ tuổi nữ là từ đủ 18 tuổi trở lên. Cần lưu ý khái niệm “từ đủ” nghĩa là bạn đã qua ngày sinh nhật lần thứ 20 (đối với nam) hoặc lần thứ 18 (đối với nữ). Ví dụ, nam sinh ngày 01/01/2005 thì phải từ ngày 01/01/2025 trở đi mới đủ điều kiện về tuổi kết hôn.

Yêu cầu về sự tự nguyện khi kết hôn

Một trong những nguyên tắc cơ bản của hôn nhân là sự tự nguyện. Điều này có nghĩa là việc kết hôn phải do nam và nữ hoàn toàn tự nguyện quyết định, không bên nào bị ép buộc, lừa dối hoặc bị người khác cản trở dưới bất kỳ hình thức nào. Đây là yếu tố then chốt để đảm bảo tính hợp pháp và bền vững của cuộc hôn nhân.

Đảm bảo không vi phạm chế độ một vợ, một chồng

Pháp luật Việt Nam quy định chế độ hôn nhân một vợ, một chồng. Do đó, tại thời điểm đăng ký kết hôn, cả nam và nữ phải đảm bảo mình không đang trong một mối quan hệ hôn nhân hợp pháp nào khác. Nếu đã từng kết hôn trước đó, bạn bắt buộc phải có giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân hiện tại là độc thân, ví dụ như bản án hoặc quyết định ly hôn của tòa án đã có hiệu lực pháp luật, hoặc giấy chứng tử của vợ/chồng cũ. Việc xác nhận tình trạng hôn nhân là yêu cầu bắt buộc.

Các trường hợp bị cấm kết hôn theo Luật Hôn nhân và Gia đình

Bên cạnh các điều kiện trên, pháp luật cũng có những quy định rõ ràng về các trường hợp cấm kết hôn nhằm bảo vệ đạo đức xã hội và nòi giống. Cụ thể, các trường hợp bị cấm bao gồm:

Kết hôn giả tạo (kết hôn không nhằm mục đích xây dựng gia đình).
Tảo hôn (kết hôn khi chưa đủ tuổi), cưỡng ép kết hôn, lừa dối kết hôn, cản trở kết hôn.
Người đang có vợ hoặc có chồng mà kết hôn với người khác hoặc chưa có vợ hoặc chưa có chồng mà kết hôn với người đang có chồng hoặc có vợ.
Kết hôn giữa những người cùng dòng máu về trực hệ (cha mẹ với con cái, ông bà với cháu nội/ngoại).
Kết hôn giữa những người có họ trong phạm vi ba đời (đời thứ nhất là cha mẹ, đời thứ hai là anh chị em cùng cha mẹ, cùng cha khác mẹ, cùng mẹ khác cha; đời thứ ba là anh chị em con chú, con bác, con cô, con cậu, con dì).
Kết hôn giữa cha, mẹ nuôi với con nuôi.
Kết hôn giữa người đã từng là cha, mẹ nuôi với con nuôi, cha chồng với con dâu, mẹ vợ với con rể, cha dượng với con riêng của vợ, mẹ kế với con riêng của chồng.

Checklist hồ sơ đăng ký kết hôn cần chuẩn bị những gì?

Sau khi đảm bảo đáp ứng đủ điều kiện, bước tiếp theo là chuẩn bị hồ sơ đăng ký kết hôn. Đây là phần cốt lõi, đòi hỏi sự chính xác và đầy đủ các giấy tờ cần thiết. Dưới đây là checklist chi tiết những gì bạn cần có:

Tờ khai đăng ký kết hôn

Đây là giấy tờ bắt buộc, là văn bản chính thức thể hiện nguyện vọng kết hôn của hai bạn. Cần sử dụng đúng mẫu quy định hiện hành do Bộ Tư pháp ban hành (thường có sẵn tại UBND hoặc có thể tải về từ các cổng thông tin điện tử của Chính phủ). Khi điền Tờ khai đăng ký kết hôn, cần đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, thống nhất với các giấy tờ tùy thân khác. Cả hai người phải cùng ký và ghi rõ họ tên vào tờ khai.

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Giấy này dùng để chứng minh tình trạng hôn nhân của một người tại thời điểm đăng ký kết hôn là độc thân (chưa kết hôn, hoặc đã ly hôn/vợ hoặc chồng đã chết).

Ai cần: Cả nam và nữ đều cần có giấy này, trừ trường hợp đăng ký lại việc kết hôn đã được thực hiện trước đó nhưng chưa có giấy chứng nhận.
Xin ở đâu: Tại UBND cấp xã (phường, thị trấn) nơi người đó thường trú. Nếu không có nơi thường trú thì xin tại UBND cấp xã nơi tạm trú.
Thời hạn sử dụng: Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị trong vòng 6 tháng kể từ ngày cấp. Cần đặc biệt lưu ý kiểm tra thời hạn sử dụng này để tránh giấy hết hạn khi nộp hồ sơ.

Mẫu giấy xác nhận độc thân. — Hình ảnh tham khảo mẫu Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (thường gọi là giấy xác nhận độc thân) theo quy định của pháp luật

Giấy tờ tùy thân

Bạn cần chuẩn bị một trong các loại giấy tờ tùy thân sau: Chứng minh nhân dân (CMND), thẻ Căn cước công dân (CCCD) hoặc Hộ chiếu. Ưu tiên sử dụng CCCD gắn chip vì đã tích hợp nhiều thông tin. Khi nộp hồ sơ, bạn có thể nộp bản sao công chứng/chứng thực hoặc mang theo bản chính để đối chiếu trực tiếp tại UBND. Quan trọng nhất là giấy tờ này phải còn hạn sử dụng tại thời điểm làm thủ tục.

Giấy tờ chứng minh nơi cư trú

Hiện nay, Sổ hộ khẩu giấy, Sổ tạm trú giấy đã không còn giá trị sử dụng trong các thủ tục hành chính. Thông tin về nơi cư trú của công dân được quản lý trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Tuy nhiên, trong trường hợp thông tin của bạn chưa được cập nhật đầy đủ trên hệ thống hoặc cần xác minh thêm, cán bộ tư pháp có thể yêu cầu bạn cung cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú. Giấy này có thể xin tại cơ quan Công an cấp xã nơi bạn đang cư trú.

Giấy khám sức khỏe

Nhiều người còn băn khoăn về giấy khám sức khỏe. Theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, giấy khám sức khỏe không phải là giấy tờ bắt buộc trong hồ sơ đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú trong nước. Giấy này chỉ có thể được yêu cầu trong một số trường hợp đặc thù, ví dụ như đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài mà pháp luật của nước kia yêu cầu, hoặc một số trường hợp đặc biệt khác. Nếu không chắc chắn, bạn nên hỏi trực tiếp cán bộ tư pháp tại nơi dự định nộp hồ sơ.

Nộp hồ sơ đăng ký kết hôn ở đâu cho đúng thẩm quyền?

Việc nộp hồ sơ đúng cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết là rất quan trọng, giúp bạn tiết kiệm thời gian di chuyển và đảm bảo hồ sơ được xử lý nhanh chóng, tránh bị trả lại do sai thẩm quyền.

Nơi nộp hồ sơ đăng ký kết hôn

Thẩm quyền chính giải quyết việc đăng ký kết hôn cho công dân Việt Nam trong nước là UBND cấp xã (bao gồm UBND xã, phường, thị trấn). “Nơi cư trú” ở đây được hiểu là nơi bạn đăng ký thường trú hoặc nơi đăng ký tạm trú hợp lệ. Bạn chỉ cần nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nơi cư trú của một trong hai người (nam hoặc nữ).

Lưu ý khi hai bạn ở hai nơi cư trú khác nhau

Trong trường hợp hai bạn có nơi cư trú khác nhau (ví dụ: một người ở tỉnh A, một người ở tỉnh B, hoặc ở hai quận/huyện khác nhau trong cùng một tỉnh/thành phố), các bạn hoàn toàn có quyền lựa chọn nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nơi người nam cư trú hoặc UBND cấp xã nơi người nữ cư trú, tùy thuộc vào sự thuận tiện về địa lý và sắp xếp của hai bạn.

Thẩm quyền giải quyết đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài

Đối với các trường hợp đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài (ví dụ: một bên là người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài; hoặc cả hai bên là người nước ngoài thường trú tại Việt Nam), thẩm quyền giải quyết sẽ thuộc về UBND cấp huyện (bao gồm UBND quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) nơi cư trú của công dân Việt Nam. Nếu cả hai là người nước ngoài, nộp tại UBND cấp huyện nơi cư trú của một trong hai người.

Nộp hồ sơ tại UBND khi kết hôn với người nước ngoài — Minh họa quy trình nộp hồ sơ đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài tại UBND cấp huyện

Quy trình 4 bước thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn tại UBND

Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và xác định đúng nơi nộp, quy trình thực hiện thủ tục đăng ký kết hôn tại UBND thường diễn ra theo các bước thực hiện sau:

Bước 1: Nộp bộ hồ sơ đầy đủ tại bộ phận một cửa/tư pháp – hộ tịch:

Hai bạn mang bộ hồ sơ đầy đủ các giấy tờ đã chuẩn bị theo checklist ở trên đến nộp hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (thường gọi là bộ phận một cửa) hoặc trực tiếp tại bộ phận Tư pháp – Hộ tịch của UBND có thẩm quyền.

Bước 2: Cán bộ tư pháp kiểm tra hồ sơ

Cán bộ tư pháp – hộ tịch sẽ tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ của bạn. Họ sẽ xem xét tính đầy đủ, hợp lệ của các giấy tờ và thông tin kê khai. Nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc có sai sót, cán bộ sẽ hướng dẫn bạn bổ sung, hoàn thiện.

Bước 3: Nếu hồ sơ hợp lệ, hai bên ký vào Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận

Khi hồ sơ được xác nhận là hợp lệ và hai bạn đủ điều kiện kết hôn, cán bộ tư pháp – hộ tịch sẽ ghi việc kết hôn vào Sổ hộ tịch (cụ thể là Sổ đăng ký kết hôn). Sau đó, cả hai bên nam nữ sẽ cùng ký tên vào Sổ đăng ký kết hôn và 02 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn. Bước này yêu cầu sự có mặt của cả hai người.

Bước 4: Cán bộ tư pháp ký, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu vào Giấy chứng nhận kết hôn, trao cho hai bên

Sau khi hai bạn ký xong, cán bộ tư pháp – hộ tịch, với thẩm quyền được giao (thường là Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND cấp xã ký), sẽ ký tên, ghi rõ họ tên, chức vụ và đóng dấu của UBND vào cả 02 bản Giấy chứng nhận kết hôn. Cuối cùng, cán bộ sẽ trao giấy chứng nhận kết hôn cho mỗi bên vợ, chồng một bản chính. Từ thời điểm này, quan hệ hôn nhân của hai bạn chính thức được pháp luật công nhận.

Lệ phí và thời gian giải quyết thủ tục đăng ký kết hôn

Hai yếu tố cuối cùng nhưng cũng rất được quan tâm khi làm thủ tục đăng ký kết hôn là chi phí (lệ phí) và thời gian giải quyết.

Chi phí đăng ký kết hôn

Một tin vui là, theo quy định hiện hành, việc đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam cư trú trong nước tại UBND cấp xã là hoàn toàn miễn lệ phí. Lệ phí nhà nước cho thủ tục này là 0 đồng. Tuy nhiên, bạn có thể cần chi trả một khoản phí nhỏ nếu có yêu cầu cấp bản sao trích lục Giấy chứng nhận kết hôn. Lưu ý, lệ phí đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài hoặc đăng ký tại khu vực biên giới sẽ áp dụng theo quy định riêng của Bộ Tài chính và Hội đồng nhân dân cấp tỉnh.

Thời gian chờ nhận Giấy chứng nhận kết hôn là bao lâu?

Về thời gian giải quyết, Luật Hộ tịch quy định thời hạn giải quyết là 03 ngày làm việc kể từ ngày UBND nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong trường hợp cần xác minh thêm điều kiện kết hôn, thời hạn có thể kéo dài nhưng không quá 05 ngày làm việc. Tuy nhiên, trên thực tế, nếu hồ sơ của bạn đầy đủ, rõ ràng, không có yếu tố phức tạp cần xác minh, và bạn nộp hồ sơ vào thời điểm không quá đông, cán bộ tư pháp hoàn toàn có thể xử lý và trao Giấy chứng nhận kết hôn ngay trong buổi làm việc sau khi hai bạn ký vào sổ và giấy chứng nhận.

Bí quyết chuẩn bị và những lưu ý để đăng ký kết hôn nhanh chóng, tránh sai sót

Để quá trình đăng ký kết hôn diễn ra thuận lợi, nhanh chóng và tránh phải đi lại nhiều lần, các bạn có thể tham khảo một số bí quyết, kinh nghiệm và lưu ý sau:

Kiểm tra kỹ thông tin cá nhân: Đảm bảo tất cả thông tin cá nhân (họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi cư trú, dân tộc, số CCCD/CMND…) trên các giấy tờ pháp lý cá nhân (CCCD/CMND, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, tờ khai) phải khớp nhau hoàn toàn. Sai lệch dù nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ bị trả lại.
Chú ý thời hạn giấy tờ: Đặc biệt là thời hạn 6 tháng của Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Nên xin giấy này gần với thời điểm dự định nộp hồ sơ đăng ký kết hôn.
Chuẩn bị bản sao dự phòng: Ngoài bản chính, nên chuẩn bị sẵn vài bản sao công chứng/chứng thực các giấy tờ tùy thân để phòng trường hợp cần thiết.
Cả hai cùng có mặt: Việc ký vào Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn bắt buộc phải có mặt cả hai người. Hãy sắp xếp thời gian để cả hai cùng đến UBND làm thủ tục.
Tìm hiểu trước về UBND có thẩm quyền: Xác định chính xác UBND có thẩm quyền (nơi cư trú của một trong hai người) và tìm hiểu về giờ làm việc, các yêu cầu cụ thể (nếu có) của UBND đó để chủ động hơn.
Điền tờ khai cẩn thận: Viết rõ ràng, sạch sẽ, không tẩy xóa trên Tờ khai đăng ký kết hôn.
Lời khuyên cho cha mẹ: Các bậc cha mẹ có thể hỗ trợ con cái bằng cách nhắc nhở kiểm tra giấy tờ, cùng tìm hiểu thủ tục hoặc đơn giản là động viên tinh thần, giúp các con giảm bớt căng thẳng trong quá trình chuẩn bị.

Các câu hỏi liên quan

Dưới đây là phần giải đáp thắc mắc nhanh một số câu hỏi liên quan thường gặp về thủ tục đăng ký kết hôn, cung cấp thêm thông tin hữu ích cho bạn đọc:

Có thể nộp hồ sơ đăng ký kết hôn ở nơi tạm trú không?

Có. Nếu bạn đã đăng ký tạm trú hợp lệ và đang sinh sống ổn định tại đó, bạn có thể nộp hồ sơ đăng ký kết hôn tại UBND cấp xã nơi bạn tạm trú (thay vì nơi thường trú). Bạn cần cung cấp giấy tờ chứng minh việc đăng ký tạm trú khi làm thủ tục.

Chỉ cần một người đi nộp hồ sơ được không?

Việc nộp hồ sơ ban đầu có thể chỉ cần một người đại diện đi nộp. Tuy nhiên, đến bước ký vào Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận kết hôn, bắt buộc cả hai người (nam và nữ) phải có mặt trực tiếp tại UBND.

Làm gì khi bị mất Giấy chứng nhận kết hôn?

Nếu không may làm mất bản chính Giấy chứng nhận kết hôn, bạn không thể xin cấp lại bản chính mà chỉ có thể yêu cầu UBND cấp xã nơi đã đăng ký kết hôn trước đây cấp bản sao trích lục hộ tịch về việc kết hôn. Bản sao trích lục này có giá trị pháp lý tương đương bản chính trong nhiều giao dịch.

Thông tin trên Giấy chứng nhận kết hôn bị sai sót thì phải làm sao?

Nếu phát hiện thông tin trên Giấy chứng nhận kết hôn có sai sót (ví dụ: sai họ tên, ngày sinh…), bạn cần làm thủ tục cải chính hộ tịch tại UBND cấp xã nơi đã đăng ký kết hôn hoặc nơi cư trú hiện tại. Cần cung cấp giấy tờ chứng minh thông tin đúng để làm căn cứ cải chính.

Cần chuẩn bị mấy bộ hồ sơ đăng ký kết hôn?

Thông thường, bạn chỉ cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đầy đủ theo yêu cầu để nộp tại UBND.

Xem thêm:

Checklist chuẩn bị đám cưới A-Z. Dâu rể lưu lại ngay!
Đám cưới nên chuẩn bị trước bao lâu thì hợp lý nhất?
Sự khác biệt giữa đám hỏi và đám cưới

Việc hoàn tất hồ sơ đăng ký kết hôn và nhận được Giấy chứng nhận kết hôn là một dấu mốc quan trọng, là sự khởi đầu hợp pháp cho cuộc sống gia đình. Hy vọng rằng, với những hướng dẫn chi tiết về giấy tờ và thủ tục được trình bày trong bài viết này, các cặp đôi sẽ cảm thấy tự tin và chuẩn bị tốt hơn cho ngày trọng đại. Giấy chứng nhận kết hôn không chỉ là một tờ giấy, mà còn là sự công nhận của pháp luật, là nền tảng cho việc xây dựng một tổ ấm hạnh phúc và bền vững.

Nếu có bất kỳ vướng mắc nào khác hoặc cần tư vấn sâu hơn cho trường hợp cụ thể của mình, đừng ngần ngại liên hệ trực tiếp với cơ quan tư pháp tại địa phương (UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện) để được hỗ trợ chính xác nhất. Chúc các bạn có một quá trình đăng ký kết hôn suôn sẻ và một cuộc hôn nhân viên mãn!

Với hơn 25 năm kinh nghiệm, chúng tôi tự hào là thương hiệu hàng đầu về nhẫn cưới và nhẫn đính hôn. Bên cạnh những mẫu nhẫn thiết kế tinh tế, chúng tôi còn cung cấp kiến thức hữu ích, giúp khách hàng dễ dàng chịn được mẫu nhẫn phù hợp và đầy ý nghĩa cho ngày trọng đại của mình.